Waarom slaagt het ene team en faalt het andere? Volgens mij is daar slechts één goede reden voor.

Op dit moment coach ik een team op effectiviteit. Een goede manier om teamontwikkeling door te maken is door samen te ervaren, samen opdrachten te doen. En daar vervolgens op te reflecteren en ervan te leren.

De teamcoaching sessie

Het team krijgt van mij het verzoek om samen een klus te klaren. Ze gaan met deze opdracht aan de slag. De typische reflex van een aantal teamleden is om direct met oplossingen te komen en deze expliciet naar voren te brengen. Want er moet resultaat komen! Anderen blijven op de achtergrond, kijken vooral de kat uit de boom. Oplossingen worden uitgeprobeerd, het werkt niet, er wordt een nieuwe poging gedaan.

Het lukt niet, ergernis en teleurstelling slaan toe, de lol gaat er zienderogen vanaf. Toch, het team volhardt om een oplossing te vinden.

Terug in de tijd

Tijdens mijn postacademische studie CIGO aan de Universiteit van Hasselt wordt door docent Johan Hovelynck gesproken over Product, Procedure en Proces. Meestal gaat de aandacht van een team naar Product (het ‘wat’: inhoud, expertise, resultaat). Dan hoef je niet al te veel van jezelf te onthullen en daar voelt het dus ook veilig. Als de groep er op Product niet uitkomt wordt er overgeschakeld naar Procedure (het ‘hoe’: afspraken, structuur). De P van Proces (het ‘tussen’: het relationele niveau), blijft vaak achterwege of worden omgevormd naar een Product- of een Procedure-interventie. Een van de mede CIGO deelnemers maakte daarop het treffende vergelijk met eindeloos met je auto op een rotonde blijven rondcirkelen: er wordt alleen over Procedure en Product gesproken en de groep komt geen steek verder! Wat werkt dan wel: Proces. Je persoonlijke waarneming bespreekbaar maken, je behoefte uitspreken. Je geeft feedback op wat je ziet en geeft op die manier richting. Behoorlijk spannend, want je verandert het discours van de interactie en weet niet waar het op uitdraait.

Terug naar het hier-en-nu, de team sessie

Ook hier gaat de aandacht vooral richting Product. Wat willen we bereiken, wat gaan we nou doen? En loopt Procedure daar soepeltjes doorheen: we doen nog een rondje want iedereen moet gehoord worden, we hebben een aanvoerder nodig, we moeten exact overeenkomen wie wat gaat doen. In de opwinding van het moment verliezen de teamleden elkaar continu uit het oog, het niet-overeengekomen resultaat wordt niet behaald, mensen haken af… De actievelingen hebben het gevoel dat ze er alleen voor staan, dat er onterechte weerstand op hun goede ideeën is en dat er veel afhakers zijn.

Zelf zijn ze ook moe van al het gedoe.

Ik teken een driehoek met de 3 P’s en licht deze toe. Ik vraag dan waar hun inbreng vooral op gefocust is. Het kwartje valt direct: op Product en Procedure. Ik vraag ze de oefening te vervolgen maar dan al hun aandacht te richten op wat er zich tussen hen afspeelt, op Proces. De reactie van het team op dit verzoek: weerstand en kritische vragen. De vraag die ik dan vooral krijg is hoeveel zin het heeft om te focussen op Proces (ofwel de onderlinge interactie) als het onder de streep toch om Product (inhoud en resultaat) gaat. We bespreken dat de kwaliteit van het resultaat (Product) afhangt van de kwaliteit van interactie (Proces). En die kwaliteit wordt bepaald door Procedure en Proces. Daarom is het ontzettend nuttig om te leren interveniëren waar het pijn doet. Om dit te kunnen is het van belang dat je kan observeren. Dat je afstand kunt nemen om te zien wat nodig is. Je gaat er als het ware boven hangen om in te schatten hoe je het beste bij kan sturen: af en toe is de beste ingang Product, soms is dat Procedure en een andere keer weer Proces.

Het team komt op mij over als verward en verbaasd. Ik houd vol en vraag hen nogmaals om niet alleen te kijken naar inhoud, resultaat en procedure maar ook naar hoe de omgang met elkaar verloopt. Schoorvoetend gaat het team verder. Langzaam daagt bij hen een nieuw fundamenteel inzicht. En dan, proberen, via trial and error. Het leerproces begint nu echt. Er blijkt veel te ontdekken over hoe teamleden met elkaar omgaan, wat impliciete normen en gedragspatronen zijn, of onuitgesproken verwachtingen, hoe het team zich voelt. De nadruk komt nu, deels onbewust, te liggen op vertragen is versnellen. Op relationele verdieping. Bijzonder: de opdracht gaat echt beter! Teamleden hebben door dat als ze elkaar bewuster en op dieper niveau begrijpen ze doelen effectiever behalen. Er ontstaat energie en begrip als er aandacht is voor elkaars drijfveren, voor waarom iemand doet wat ‘ie doet. Als voorbeeld: gedrag dat ‘afwijkt van de norm’ mag er nu zijn, in tegenstelling tot eerder en wordt misschien zelfs wel een beetje gewaardeerd. En het is zeker niet alleen aaien en paaien. Omdat er meer onderling begrip en vertrouwen ontstaat krijgt ook het functionele conflict meer ruimte. Wat een mooie ontwikkeling binnen dit team. Aandacht als bron van verbinding. En nu hun volgende leerstap: blijvende aandacht voor Proces in de dagelijkse werkpraktijk van dit team.

Samengevat

Dé manier waarop succesvolle teams zich onderscheiden van falende teams is door hun aandacht voor Proces. Deze teams vinden een soepele balans tussen Procedure, Product en Proces: zij praten niet alleen over inhoud, resultaat en afspraak, ook is het een gewoonte om interactiepatronen met elkaar te bespreken en door te vragen op gevoelens van anderen.
 
Mijn vraag aan jou:
Hoe zorg jij ervoor dat Proces aandacht krijgt binnen het team?